Coordinateur secrétariat au sein du service Finances (FIN)

Information pratique

Niveau d’étude : Bachelier (enseignement supérieur de type court)
Date d’entrée en fonction : Consultant
Lieu d’embauche : Rue du Lombard, 1000 Bruxelles
Période d’inscription : 15/10/2024

Description d’emploi

Consultant secrétariat au sein du service Finances, emploi temps plein à horaire flottant.

Le service Finances est en charge de toutes les missions liées à la gestion générale des finances de la zone en concertation étroite avec le Comptable Spécial et le Département des Finances de la Ville de Bruxelles : la gestion et le suivi budgétaire en cours d’exercice et la contribution à l’élaboration du budget sur base des chiffres de l’année antérieure, de donner suite aux demandes et besoins des services concernant le matériel et l’équipement, ainsi que d’effectuer et d’assurer toutes sortes de travaux dans le cadre du budget disponible.
De plus, le service peut également compter sur le soutien et l’appui de quelques autres services communaux spécialisés, tels que l’urbanisme, la centrale d’achats ou encore les travaux de voirie pour ne citer qu’eux.

Le consultant secrétariat FIN assiste le chef de service (DIR FIN) dans le fonctionnement optimal du service en tant que Personal Assistant et responsable du secrétariat.

En dehors des tâches administratives de base d’un consultant (niveau B), il/elle sera en charge de :

La participation aux réunions avec les partenaires ;
Le suivi administratif et partiellement technique dans les deux langues requis ;
La permanence téléphonique et la gestion des appels ;
La gestion et encodage du courrier et des mails entrant et sortant ;
La gestion et transmission de l’information vers le personnel ;
La planification et préparation de réunions ;
La prise de note, mise en forme et/ou rédaction de rapports (réunions, visites des lieux, …) ;
Le classement et archivage de documents ;
La gestion et planning des prestations ;
La gestion des dossiers personnels ;
La gestion des fournitures et matériels de bureau.

Gestion de l’information :

prendre régulièrement connaissance de la réglementation et des informations relevantes pour la fonction sur le ‘Portal’ et l’Intranet ;
motiver / argumenter les décisions relevantes de son domaine d’activités ;
rédiger les rapports au collège et au conseil de police relatifs à sa fonction.

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