Praktische informatie
- Studieniveau: Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad: Consulent
- Plaats van tewerkstelling: Lombardstraat, 1000 Brussel
- Uiterste inschrijvingsdatum: 15/10/2024
Jobomschrijving
Consulent secretariaat bij de dienst Financiën, voltijds ambt met glijdend uurrooster.
De dienst Financiën is belast met alle taken die een verband hebben met het algemene beheer van de financiën van de zone in overleg met de Bijzondere Rekenplichtige en het Departement Financiën van de Stad Brussel : het beheer en de opvolging van het budget van het lopende jaar en het opstellen van het budget op basis van de cijfers van vorige jaren, gevolg gevend aan de aanvragen en de noden van de diensten betreffende het materiaal en de uitrusting, alsook het uitvoeren en verzekeren van verschillende taken in het kader van het beschikbare budget.
Bovendien, kan de dienst eveneens rekenen op de steun en de ondersteuning van andere gespecialiseerde gemeentelijke diensten, zoals urbanisme, de aankoopcentrale en eveneens de wegeniswerken om maar deze op te noemen.
De consulent secretariaat FIN staat het diensthoofd (DIR FIN) bij voor een optimale werking van de dienst als Personal Assistant et verantwoordelijke voor het secretariaat.
Naast de administratieve basistaken van een consulent (niveau B), zal hij/zij belast worden met:
- Het deelnemen aan vergaderingen met de verschikkende partners;
- De administratieve en gedeeltelijke technische opvolging vereist in de twee landstalen;
- Telefonische permanentie en beheer van de oproepen;
- Beheer en invoeren van de inkomende en uitgaande briefwisseling en mails;
- Beheer en overdracht van de informatie naar het personeel toe;
- Planning en voorbereiding van de vergaderingen;
- Nemen van nota’s, afwerken en/of opstellen van verslagen (vergaderingen, plaatsbezoeken, …);
- Klasseren en archiveren van documenten;
- Beheer en planning van prestaties;
- Beheer van de persoonlijke dossiers;
- Beheer van aanvragen van bureaumateriaal.
Beheer van de informatie :
- regelmatig kennis nemen van de reglementering en van de inlichtingen relevant voor de functie op “Portal” en “Intranet”;
- motiveren / argumenteren van de relevante beslissingen van zijn activiteitendomein;
- opstellen van verslagen aan het college en de politieraad met betrekking tot de functie.
Onze vacatures
